ISO 9001 Belgesi nasıl alınır , ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi amacı kurumların üretim / hizmet süreçlerinde her bir prosesin kayıt ve kontrol altına alındığı risk ve fırsatların belirlendiği bir dokümantasyon yapısı oluşturmaktır. Kuruluşlar ISO 9001 almak istiyorlar ise bu dokuman edilmiş bilgiyi oluşturup uygulaması gerekiyor. Bunun için ISO Danışmalık Kuruluşlarından destek alabilirler.
Kalite insanlığın bin yıllar boyunca arayış içerisinde olduğu ve ulaşmak için çabaları sonucu gelişme sağladığı bir kavramdır. Kalite için Başlangıcı belli olan ama sonu belli olmayan bir yolculuk olarak tanımla yapabiliriz.
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi ve ya iso belgeleri ürün veya hizmet kalitesini garantileyen Belge değildir. Kuruluşun yönetim sisteminin kalitesini garanti altına alan bir Yönetim Sistemi yaklaşımıdır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminde amaç ürün veya hizmet sunumunun tüm süreçlerin izlenebilirliği ve kayıt altına alınabilmesidir.
Ülkemizde son dönemlerde Kuruluşların ISO 9001:2015 kalite yönetim Sistemi uygulamalarına daha fazla önem vermesi, ISO 9001 , ISO 14001 , ISO 22000 gibi yönetim sistemi belgelerinin firmalar üzerinde olumlu bir etki oluşturduğunu ortaya koydu.
İşletmelerin büyüklüğüne ve sektörüne bakılmaksızın çok sayıda işletmenin; pazar arayışı ve yeni pazarlardan pay almak istemesi ISO 9001 Belgesi almalarına neden oldu .Kuruluşlar ayrıca iç dinamiklerinde ;
gibi birçok nedene bağlı olarak ISO 9001 kalite yönetim belgesi almak istemesi, kalite yönetim belgeleri ile belgeli firma sayısını artırdı. Bu durumu Kuruluşlar için özellikle değişen Dünya şartlara ayak uydurmak ve ayakta kalmak için iyi bir yönetim sistemine ihtiyaç duymaklarını ortaya çıkardı.
Bu şartlar baz alındığında işletmelerde uluslararası bir kalite yönetim sistemi ile yönetilmesi arayışları başladı. Bu şartları sağlayan en yaygın olarak kullanılan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standartlarını uygulama başladılar. Ayrıca ISO 9001 Kalite Yönetim sistemi diğer birçok yönetim sistemi içinde bir temel oluşturduğundan ve ortak maddeleri bulunduğundan işletmelere diğer yönetim sistemleri ile entegre olarak iyileştirme faaliyetleri açısından fırsatlar sağladı
Kuruluşların ISO 9001:2015 Belgesi ile belgelendirilebilmesi için bu süreçte en önemli aşama şüphesiz ISO 9001 Standardının Uygulanmasıdır. Standardın 10 maddesinin gereksinimlerini belirleyen ISO 9001 Dokümantasyonun oluşturulmasıdır.
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı ve bunun belgelendirmesi olan ISO 9001:2015 Belgesi tüm kurum ve kuruluşların gereksinimlerini karşılayabilecek yapıda bir sistemdir. Bu nedenle İSO 9001 Standardı için evrensel bir yönetim sistem yaklaşımı denilmektedir.
Yönetimde Kalite Yaklaşımı ISO 9001 Standardının temelinde proses ve risk tabanlı düşünme yaklaşımı bulunmaktadır. Bu nedenle esnek yapıya sahip bir standart olduğundan tüm ürün/hizmet üreten kuruluşlar tarafından uygulanabilmektedir.
ISO 9001 Standardı Uluslararası Standartlar Organizasyonu (ISO) tarafından belirlenmiş ve yayımlanmış bir kalite yönetim sistemidir. Bu standart, işletmelerin genel performanslarını ve müşteri memnuniyetini artırmak, sürekli iyileştirmeler sağlamak, iş süreçlerini optimize etmek ve etkin bir yönetim yapısı oluşturmak amacıyla tasarlanmıştır.
ISO 9001, bir kuruluşun kalite yönetim sistemini nasıl kurması, uygulaması, sürdürmesi ve geliştirmesi gerektiğini belirleyen bir çerçeve sunar.
Standart Nedir:
Standart, belirli bir normu ya da gerekliliği belirlemek amacıyla kullanılan, belirli boyut ve ölçülere uygun olarak yapılmış belirli bir kılavuzdur. Bu kılavuz, genellikle belirli bir endüstri veya sektörde en iyi uygulamaları temsil eder. ISO 9001-2015 standartı da bu kavramın bir örneğidir. İşletmelere bir çerçeve sunarak, belirli kalite standartlarını uygulamalarını ve süreçlerini optimize etmelerini sağlar.
ISO 9001:2015 Standartı nedir:
ISO 9001 standartı, işletmelerin kalite yönetim sistemlerini standartlaştırmalarına rehberlik eder. Standart, kuruluşların müşteri memnuniyetini artırmak, sürekli iyileştirmeler yapmak ve etkin bir işleyiş sağlamak amacıyla bir dizi gerekliliği yerine getirmesini bekler. Bu gereklilikler arasında liderlik, planlama, destek süreçleri, operasyonlar, performans değerlendirmesi ve sürekli iyileştirme yer alır.
ISO 9001, bir kuruluşun belirli standartlara uygun bir kalite yönetim sistemini nasıl kuracağını, uygulayacağını ve sürdüreceğini detaylı bir şekilde açıklar. Standartın esnek yapısı, çeşitli endüstrilerden ve büyüklüklerden işletmeler için uyarlanabilirliği artırır.
Belgelendirilecek olan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standardı işletme içerisinde yapılması gerekenler ile ilgili 10 ana madde ve alt maddeleri ile yol göstermektedir. Fakat bununla ilgili yöntemleri size bırakmaktadır. Firma Kalite Yönetim Sistemi Uygulamak için Doküman edilmiş bilgiyi oluşturur. Bu süreçte baz alınması gereken en önemli şeyin Müşteri Memnuniyeti olarak düşünülmelidir.
Sürekli iyileşme felsefesi ile ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi PUKO döngüsü süreci ile hareket etmenizi ve kurumunuzu geliştirmenizi sağlayan standarttır. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgelendirmesi ISO 9001:2015 Belgesi ile gerçekleştirilmektedir. Bu belgeye kurumlar iso belgesi, iso kalite belgesi gibi kısaltmalar kullanabilmektedirler. ISO Belgesi ve ya iso kalite belgesi kavramlarını ileride tekrar açıklamaya çalışacağım.
İSO KALİTE BELGESİ NASIL ALINIR
ISO 9001:2015 belgesi veya eski versiyonu ile ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi belgesi alma projesi bulunan kuruluşların Bu Sertifikanın satılan bir belge veya evrak olmadığını bilmeleri gerekmekte.
İSO belgesi almak deyimi de gene kurum ve kuruluşlar arasında klişeleşmiş bir yanlış kullanımdır. Bir işletme ilk önce ISO 9001:2015 standardının maddelerinin işletmesinde var olduğunu gösteren çalışmaları Doküman Edilmiş Bilgiyi kurarak uygulamalılardır.
Bunun üzerine Akredite bir kuruluş belirleyerek ISO 9001 Belgelendirme başvurusunda bulunmalıdır. Bu belgelendirme denetimi sonucu oluşacak ISO 9001 sisteminde görülen majör veya minör hataları gidermelidir. Bunun sonucunda ISO 9001 Kalite Yönetim sistemi belgelendirme kuruluşundan ISO BELGESİ almalıdır.
İSO Kalite Belgesi olarak kısalttığımız aslında ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi, ISO 22000:2018 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi ve ya ISO 27001:2013 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi belgesi gibi belgelerden hangisine ve ya hangilerine neden ihtiyacınızın olduğunu belirlemeniz gerekiyor. Belgelendirme Kimler Talep Eder;
ISO Belgesi alacak kuruluşları ikiye ayırmak mümkündür. Bunlardan birincisi En ucuz en kısa sürede ve çaba sarf etmeden belge almaya çalışan kuruluşlardır. Bu kuruluşlar bir ihale, kurum beklentisi ve ya müşteri zorlaması ile bu belgeleri alma gereksinimi duyarlar. Amaçları ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi kurmak uygulamak değildir. Nihai hedef olan ISO 9001 almaktır. İlk andaki cümleleri İSO BELGESİ almak istiyorum olmaktadır.
Biraz daha açıklayacak olur isek ;
ISO 9001 belgesi almadan önce ISO 9001 standardını önceden almak, bir işletmenin kalite yönetim sistemini kurma ve uygulama sürecini büyük ölçüde kolaylaştırır. Bu standardın önceden alınmasının ve anlaşılmasının işletmeye sağladığı avantajlar şu şekildedir:
1. Kalite Yönetim Sistemi Kurma: ISO 9001 standardı, bir işletmenin kalite yönetim sistemini oluşturmasına rehberlik eder. Bu sistem, iş süreçlerini belirleyerek, dokümantasyon oluşturarak ve performans ölçütleri belirleyerek kurumsal bir çerçeve sağlar. ISO 9001 belgesini almadan önce standardı anlamak, işletmeye bu sistemi kurma sürecinde önemli bir kılavuzluk yapar.
2. Prosesleri Tanımlama ve Belgeleme: ISO 9001, iş süreçlerini tanımlamak ve belgelemek için genel bir çerçeve sunar. İşletme, süreçlerini standart bir formatta belgeleyerek ve bu süreçlere ölçülebilir hedefler ekleyerek kalite yönetim sistemini oluşturabilir. Bu, iş süreçlerini anlamak, takip etmek ve iyileştirmek için temel bir adımdır.
3. Kalite Politikasını Belirleme: ISO 9001 standardı, işletmeye kalite politikasını belirleme ve bu politikayı uygulama konusunda rehberlik eder. Üst Yönetimin oluşturduğu Kalite politikası, işletmenin temel hedeflerini, kalite standartlarını ve müşteri memnuniyetine yönelik taahhütlerini içerir. Bu, işletmenin kalite odaklı bir kültür benimsemesine yardımcı olur.
4. Yönetim Sistemi Denetimine Hazırlık: ISO 9001 belgesi almadan önce standart, işletmeyi bir yönetim denetimine hazırlar. ISO 9001 belgelendirme süreci, standart gerekliliklerine uygunluğu değerlendiren bir denetimi içerir. Standartın önceden anlaşılması, bu denetim sürecine daha etkin bir şekilde hazırlanmayı sağlar.
5. İzlenebilirliği Sağlama: ISO 9001 standartının önceden alınması, iş süreçlerinin ve yönetim sisteminin yazılı hale getirilmesini teşvik eder. Bu yazılı bilgi, bilginin sabitlenmesini sağlar. izlenebilirlik ilkesine uygun olarak, yazılı belgeler, iş süreçlerini anlamak, izlemek ve iyileştirmek için temel bir araçtır.
6. Kalite Yönetim Sistemine İlk Adımı Atma: Dağıtım yetkisi Türkiye'de sadece TSE tarafından sağlanan ISO 9001 standardını sistem kurulumundan önce almak, işletmeye kalite yönetim sistemini kurma sürecinde ilk adımı atmada yardımcı olur.
Standart, işletmeye bu süreci anlamada, uygulamada ve sürdürmede rehberlik eder. İşletmeler, ISO 9001 standartlarına uyumlu bir kalite yönetim sistemini benimseyerek müşteri memnuniyetini artırabilir ve rekabet avantajı elde edebilir.
Sonuç olarak, ISO 9001 standartını önceden edinmek, bir işletmenin kalite odaklı bir yaklaşım benimsemesine, süreçlerini optimize etmesine ve belgelendirme sürecine hazırlıklı olmasına yardımcı olur. Bu da işletmenin uzun vadeli başarısını ve sürdürülebilirliğini artırır.
:BELGELENDİRME KURULUŞU TERCİHİ
Bu tarza kuruluşların taleplerini karşılayan Yurt dışı akreditasyonlu dediğimiz akredite kuruluşlardır. Bu Kuruluşların Türkiye temsilcilikleri bulunmakta olup ver parayı al belgeyi mantığı ile çalışmaktadırlar. Bu kuruluşlarda İSO Belgesi ihale evrakı, Dosya tamamlama aracı olarak görülmekte olup işleri bitince Duvarlarına asmaktadırlar.
İkinci Müşteri yaklaşım türü ise ISO 9001 KYS standardı ile dokümantasyon yapısını oluşturmak isteyenlerdir. Kuruluşunda bir yönetim sistem yaklaşımı uygulamalarını hayata geçirmek isterler. Bu kuruluşlar ISO 9001 Standardının gerekliliklerini yerine getirirler. Hakkı ile ISO 9001 Belgesi ile belgelendirirler ve belgelendirme kuruluşu tercihleri prestijli kuruluşlar olmaktadır.
Bu kuruluşlar özellikle TURKAK tarafından akredite edilmiş iso belgesi belgelendirme kuruluşlarını da tercih etmektedir. Bundan sonra aşama aşama iso belgesi 9001 kalite begeleri nasıl alınır olacak. Nasıl ISO 9001 ile belgelendirilir anlatacağımız süreçlerdir. bu ikinci tür kuruluş için geçerlidir. Bu iki kuruluş arasında yani hızlı belge alan ile sistem kurarak belge alan kuruluşlar arasında ne fark var diye özetleyecek olursak. Ehliyeti olan fakat araç kullanamayan kişi ile ehliyeti olan ve aktif araç kullanabilen bir kişi arasında ki farklılığı örnek gösterebiliriz.
1- Kuruluşun İhtiyacının Belirlenmesi :
Önce Siz tanımamız süreci, İşletmenizin faaliyet alanı, departman bölüm sayısı, Prosesleri, çalışan sayısı, kısacası işletmeniz hakkında ön bilgilendirme süreci.
2- ISO 9001 Sistem gerekliliklerinin belirlenmesi:
ISO 9001 kalite Yönetim Sistem kurulumu ve doküman edilmiş bilginin hazırlanması ve uygulamalarının yapılabilmesi için gerekli olan alt yapı eksiklerinin belirlenmesi. Unutmayınız ki Kalite Yönetim Sistem kurulumunun ilk aşaması Üst Yönetimin taahhüdüdür. Yani Kuruluş üst yönetimi ISO 9001 Sistem kurulumu ile ilgili maddi ve manevi her türlü alt yapıyı hazırlayacağına dair çalışanlara taahhütte bulunur. Bu Üst yönetimin ben taşın altına elimi koyuyorum sizden de ISO 9001:2015 Sistem Kurulumuna destek bekliyorum duyurusudur.
3- ISO 9001:2015 Döküman Edilmiş Bilginin Oluşturulması
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardının 10 maddelik dokümantasyon yapısının kuruluş içerisinde doküman edilmesi sürecidir. Uluslar arası Standartlar Örgütü ISO 9001:2015 Standardının dokümantasyon yapısına yeni bir yaklaşımla Doküman Edilmiş Bilgi kavramını kullanmıştır. Prosedür , El Kitabı gibi kavram zorunlulukları ortadan kaldırılmıştır.
Bu süreci eğer kuruluşta standarda hakim çalışanlar var ise kendileri gerçekleştirirler. Yok ise ISO 9001 Danışmanlık hizmeti veren kurumlardan bu konuda danışmanlık hizmeti alınması gerekir. Bu ISO Belgesi danışmanlık süreci için Prodan Kalite her zaman ISO 9001-2015 Standardına uygun doküman edilmiş bilgiyi oluşturmada danışmanlık için kuruluşların yanında yer almaktadır.
ISO 9001 Doküman Edilmiş Bilgi oluşturulurken düzenlenmesi gereken ISO 9001 Bilgilendirme Eğitimi ISO 9001 Doküman Edilmiş Bilgi eğitimi ISO 9001 İç tetkik Eğitimi ISO 9001 Risk ve Fırsatlar Eğitimi gibi eğitimler bulunmaktadır.
4- ISO 9001:2015 Sistem Uygulamaları
9001 Kalite Yönetim Sistemi Doküman edilmiş Bilgi yani dokümanlar oluşturulup kurulduktan sonra Sistem uygulama aşamasına geçilmektedir. Bu sürçte sistemin sürekli iyileştirmesi modeli gereği sistemde aksayan yönler düzeltici faaliyetler ile (Önleyici faaliyetler ISO 9001:2015 ile kaldırılmış yerine Risk Analizi Gelmiştir.) gerçekleştirilmektedir.
ISO belgesi uygulamaları sürecinde tüm kuruluşun organizasyon yapısının uygulama safhasına geçmesi gerekmektedir. Nasılsa Kalite Yönetim Temsilcimiz var o halleder anlayışı sistemin işlemesinde ki en büyük engeldir. Unutmayınız ki ISO 9001 Sistemi tüm kuruluşun birbirine bağlı olduğu bir zincir yaklaşımıdır. Bir zincirin koptuğu yer en zayıf halkasıdır. Uygulama safhasında formlar, Listeler, Planlar gibi kalite kayıtları kullanılmaktadır.
Örneğin:
Eğitim prosesi için uygulama yapacaksanız öncelikle kurumunuzun eğitim ihtiyaçlarını belirlemeniz gerekmektedir. Bu eğitim ihtiyaçları bir yıllık bir plan ile Eğitim Planına işlenmelidir. (Planda yok diye plan dışında bir eğitim hasıl oldu ise planı revize etmenize gerek yok plansız eğitimlerde düzenleyebilirsiniz.)
Eğitim planınıza göre zamanı gelen eğitimleri organize etmeniz gerekmektedir. Öncelikle Eğitime katılacak kişilere iç yazışma formu ve ya mail yolu ile bildirim yaparak eğitimin bilgileri verilir. Bu bilggiler Eğitim yeri, saati, süresi, içeriği ve eğitimci hakkında bilgilendirmedir. Bu şekilde Eğitime katılımı sağlarsınız.
Daha sonra eğitim gerçekleşme aşamasında eğitime katılanlar Eğitim katılım formu ile kayıt altına alınmalıdır. Eğitim bittikten sonra eğitimci katılımcılara sözlü ve ya yazılı olarak eğitim etkinliği değerlendirmesi gerçekleştirir.
Bazı eğitimlerin sonuçları uzun vadeli ortaya çıkacak sonuçlar ise İnsan Kaynakları Eğitime katılanları belirli periyotlarda değerlendirebilir.) Bu süreç tüm eğitimler için tekrarlanarak Eğitim Prosesinizi sürdürmüş ve sonuçta ISO 9001:2015 Belgesi kalite Kayıtlarınızı kontrol altına almış olursunuz.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Belgelendirmesi konusunda başvuru gerçekleştirebileceğiniz fazlası ile alternatifiniz var. Peki bu belgelendirme kuruluşlarından hangisini tercih etmeniz gerekiyor? Bizim önerimiz öncelikle yerli ve milli akreditasyon kurumumuz olan TURKAK yani Türk Akreditasyon Kurumu.
Burada önerimiz der iken kesinlikle bizim gibi danışmanlık hizmeti veren kurumların belgelendirme kuruluşları ile organik ve ya in organik bir bağı olamayacağından bu kurumların tamamen 3. taraf bağımsız belgelendirme kuruluşu olduğundan söz etmek gereklidir.
Eğer belgelendirme kuruluşu bu şarta riayet etmiyor ise ilgili akreditasyon kurumu tarafından tespit edildiğinde akreditasyonunu kaybedecektir. TURKAK dışında bir çok akreditasyon kurumundan akredite belgelendirme kuruluşu da bulunmaktadır. (Örneğin İAS, UAF, DAKKS , UKAS , JAS-ANZ v.b)
Kuruluşlar isterseler bunları da tercih edebilirler. Tercih ettiğiniz kuruluş İAF karşılıklı tanıma anlaşması MLA imzalamış olmalıdır. u kuruluşlar MLA level 4 Level 5 Seviyesinde ise belgelerinizi gönül rahatlığı ile kullanabilirsiniz. Bunun dışında İAF sitesinde yayınlı olan ama MLA imzalamamış Akreditasyon örgütlerine başvuru yapmayı tercih etmemenizi öneririz.
Türkiye’de Kamu İhaleleri ve ya Kamu ile iş yapan kuruluşlar belgelerini TURKAK Akredite bir kurumdan almamış ile İAF karşılıklı tanıma anlaşması imzalayan bir akreditasyon kurumundan akredite bir kurumdan almış ise Belgelerinin geçerliliğini TURKAK Akredite İnceleme Formu ile doğrulatmaları gerekecektir. İAF MLA anlaşması bulunmayan kurumların belgelerine TURKAK bu yazıyı düzenlememektedir.
Yukarıda anlatmış olduğumuz ISO Belgelendirme kuruluşu seçimi sürecini tamamladıktan soran Belgelendirme Kuruluşuna başvuru gerçekleştirerek ve belgelendirme prosesini başlatmış olacaksınız. Tercih etmiş olduğunuz ISO Kalite Belgelendirme kuruluşu öncelikle size bir başvuru formu gönderir ve bu başvuru formunu doldurarak şirket yetkilisi kaşe imzası ile tarafına iletmenizi ister.
Bu başvuru formunu doldurur iken dikkat etmeniz gereken en önemli hususlar Belgelendirme Kapsamınız ve Çalışan Sayınızdır. Bu nedenle öncelikle ISO Belgelendirme kuruluşu başvuru gözden geçirme esnasında ; sizin başvuru gerçekleştirdiğiniz kapsamda EA ve Nace kodları olarak Akredite olup olmadığına bakacaktır ve Akredite değil ise başvurunuzu reddedecektir.
Kapsam akreditasyonuna bir sorun yok ise kapsamın tehlike sınıfına ve çalışan sayınıza göre size Belgelendirme Fiyat Teklifi iletecektir. Belgelendirme Fiyat Teklifini kabul ederseniz süreç başlamış olur ve öncelikle Tehlike sınıfınıza göre 1.Aşama Denetimin sahada mı masada mı yapılacağına karar verilecektir.
1. aşama denetimi eğer masa başında gerçekleştirilecek ise yani tehlike sınıfı olarak da düşük tehlike sınıfında bir kuruluş iseniz Belgelendirme firması sizden ISO 9001:2015 Doküman Edilmiş Bilgilerinizi elektronik ortamda isteyecektir. Burada Belgelendirme kuruluşu ISO 9001 Doküman Edilmiş Bilginizin (ISO 9001 2008 için konuşuyor olsaydık El Kitabı, Prosedürler, Talimatlar v.b derdik) sistem gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığını belirleyecek ve size bir Denetim Raporu sunarak varsa majör ve Minör Uygunsuzluklarınız bildirecektir.
ISO belgesi Belgelendirmede sonraki aşama olan 2. Aşama Denetiminiz sahada gerçekleştirilecektir. Öncelikle ilk Aşama denetimde bulunan uygunsuzluklar ile ilgili açtığınız Düzeltici Faaliyetler , Yaptığını Düzeltme Faaliyetleri incelenecektir. 2. Aşama denetiminde ISO 9001 sisteminin uygulamalarına bakılacaktır.
2. Aşama Denetim öncesinde bir açılış toplantısı gerçekleştirilecektir. Bu toplantıda Denetçiler ve ya Teknik uzman denetimin amacı hedefleri hakkında size bilgi verecektir. Daha sonra ISO 9001 Standardının maddelerine hangi saatte , hangi departmanınızda hangi denetçi ve ya teknik uzman bakacağı denetim planı ile size sunulacaktır.
Birinci aşama denetim ister sahada ister masa başında olsun amacı ISO 9001:2015 Standardını karşılayan Ana Dokümanlar yani dokümante edilmiş bilgi var mı diye incelenir iken ikinci aşama denetimde bu ana dokümantasyonun uygulamalarının standarda uygun yapılıp yapılmadığı denetlenecektir. Bu nedenle 1. Aşama denetim adam/gün sayısı daha düşük 2. Aşama denetim adam/gün sayısı daha fazladır.
Örnek Vermek Gerekir ise 1. Aşama denetimde denetçi Dış Hizmet Sağlayıcı yani Tedarikçileriniz ile ilgili bir doküman yapısı var mı diye inceler iken ikinci aşama denetimde Tedarikçi değerlendirmelerinize , Onaylı Tedarikçi listenize , Tedarikçi Veri Analizine bakacaktır. Şunu unutmayınız ki; Gelen denetçiler müfettiş değildir ve sizi yargılamaya gelmediler.
ISO 9001 sisteminizin uygunluğunu incelemeye ve varsa eksikleriniz size bildirmeye geldiler. İkinci aşama denetimler ve belgelendirme sonrası yapılacak olan gözetim denetimleri örneklem metodolojisi ile gerçekleştirilir. Eğitim Planınızda 50 adet eğitim var ise denetçilerin tüm eğitimleri incelemesi zaman açısından mümkün değildir. Bu nedenle örneklem yöntemi ile eğitim seçer ve bu eğitimin tüm kayıtların sizden sunmanızı isterler.
Bu ISO 9001:2015 Belgesi almanız için öncelikle ilk denetiminiz yani belgelendirme denetimidir. Bu nedenle standardın hiç bir maddesi denetim kapsamı dışına çıkarılmadan denetim gerçekleştirilir. Gözetim denetimlerinizde ise standardın her maddesi denetim planına alınmaz ve kapsam dışı bırakılabilir. Baş denetçi Denetim bittikten sonra bir kapanış toplantısı düzenler.
Bu Toplantıda denetim Sonucu gerek baş denetçi gerekse teknik uzman tarafından bulunan uygunsuzluklar vardır. Bu uygunsuzluklar ISO 9001 Belgesi Denetimi uygunsuzluk bildirim formları ile bildirir. ISO 9001 uygunsuzluklarI Majör ve ya minör uygunsuzluklar olarak iki çeşittir. Bizden danışmanlık hizmeti alan kuruluşlarda Majör uygunsuzluklar çıkması pek olası değildir. Size sunulan uygunsuzluk formlarına yapacağınız düzeltme faaliyeti ve düzeltici faaliyet planlarınızı belirlemeniz gerekir.
Daha sonrasın da açacağınız düzeltici faaliyet formları ile uygunsuzluk kapamalarını oluşturmalısınız. Kapatma delilleri ile birlikte denetçiye göndererek denetimi tamamlamış olursunuz.
Kalite Yönetim Sistemi belgelendirme denetimini tamamladınız. Uygunsuzluklarınızı baş denetçiye objektif sonuçları ile birlikte gönderdiniz. Uygunsuzluklarınızda ortadan kalktıktan sonra baş denetçi denetim raporunu belgelendirme tavsiyesi ile Belgelendirme Komitesine sunar.
Nihai kararı verecek olan yani iso belgesi ile belgelendirilip , belgelendirilemeyeceğinize karar verecek olan Belgelendirme Komitesidir. Bu Komite kararını belge verme yönünde verir ise belgelendirme müdürüne belge uygunluk raporu gönderir. Belgelendirme Müdürü ISO 9001:2015 Belgenizin basılarak tarafınıza ulaştırılmasını sağlar. Bundan böyle ISO Belgelisiniz.
ISO BELGESİNİN YENİLENMESİ
ISO 9001 ve ya diğer ISO standartlarında belgenizi aldınız ve kullanıyorsunuz süreç belgelendirme açısından bitmiştir. Fakat Şimdi Gözetim denetimi Süreciniz bulunmaktadır.
IAF kuralları gereği belgelendirildiğiniz standartta yılda en az bir kez olmak üzere gözetim denetimi geçirirsiniz. Sistemin işleyişinin kurumunuzda devam ettiğini kanıtlamanız gerekiyor. Biz gözetim denetimi olarak ısrarla vurgulasak da kuruluşlar bu denetimlere ara denetim ve ya belge yenileme olarak isimlendiriyorlar.
Belgelendirme Kuruluşları tarafından iso belgesi yenilemesi ancak belgelendirme periyodu olan 3. yıl yapılan gözetim denetimi ardından yapılır. Tekrar döngünün başlangıcı olan 4. yıl denetimlerinde gerçekleşir.
Örnek vermek gerekir ise ISO 9001:2015 Belgelendirme denetimini 2021 yılı ocak ayında gerçekleştirdiniz. Sıra Gözetim Denetimlerinde 1. gözetim denetimi 2022 yılı ocak ayında yapılacaktır. 2. gözetim denetimi 2023 ocak ayı olacak ve belgeniz 2024 ocak ayında üç yıllık döngüsü tamamlanacaktır. Bu nedenle 2024 yılı ocak ayında ki denetiminiz iso belgesi yenileme denetimi olacaktır.
ISO 9001 Belgesi üzerinde yer alan bilgileri açıklayacağız. Öncelikle Standart bir belge dizaynı veya şablonu yoktur. Her Belgelendirme Kuruluşu kendi belgesini Tasarlar. Tasarımları aynı olmasa da her Belgede olması gereken zorunlu bilgiler vardır.
Öncelikle Belgeyi veren kuruluşun adı ve Logosu. Bu bilgi genellikle iso belgelerinin en üst kısmında yer alır. Belgelendirmesi yapılan Kuruluşun bilgileri. Bu bilgiler kuruluş adı ve adresi ve kapsamdır.
Kapsamı aşağıdan açıklayacağız. Belgeyi veren kuruluşun hangi akreditasyon kurumundan akredite ise Akreditasyon Logosu. Yani Belgelendirme Kuruluşu TURKAK Akredite ise TURKAK Logosu bulunur. Logo altında Kuruluşun akreditasyon numarası bulunur. Sertifika Numarası , Belge yayın tarihi, Belge Geçerlilik tarihi ve Bir sonraki gözetim denetimi tarihi yer alır.
Ayrıca TURKAK Akredite kuruluşların belgelerinde kare kod bulunmakta. Bu kare kod ile direk TURKAK sitesinden belge sorgulamak mümkün. Belgelendirme Kuruluşunun iletişim bilgileri en altta bulunur. Adresi , telefon numarası , web sitesi , mail adresi gibi bilgilerdir.
ISO Belgesi kapsamında kuruluşun faaliyet alanı vardır. Faaliyet alanı birden çok olsa da firma kapsamını belirli bir faaliyet ile kısıtlayabilir. Bu kapsam belirlenirken Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) NACE Kuralları uygulanır. Örnek EA 34 Mühendislik Hizmetleri. Bir Kuruluşun Kapsamında birden çok EA Kodu olması mümkündür
EA Kodları:
EA Kodu Açıklama
Kuruluşlar özellikle Hızlı ve Ucuz İSO belgelendirme sürecinde belgenin doğruluğuna şüphe ile bakmaktadır. Bu doğru bir yaklaşımdır bir öz değiş ile Kontrol Güvene mani değildir. Aldığınız belge gerçekten bir İSO 9001 Belgesi mi sahte bir kağıt mı sorgulayınız. Gelgelelim Sahte ISO Belgesi var mıdır derseniz maalesef vardır. 20 Yıllık Danışmanlık sektörü tecrübemizde çok fazla karşılaştık.
Bir kaç örnek vereyim. Burada bir şirket kuran belgelendirme kuruluşu Dünyada olmayan bir akreditasyon kurumu adı uydurarak belgeler bastı. UKAS (İngiltere) Akreditasyon Kurumu yerine ( UCAS) Adı altında belgeler verdi. Bunun dışında Japonya da bulunmayan bir Akreditasyon Kurumu varmış gibi Japonya da var olduğunu söyledikleri ve olmayan Japonya adresi telefon numarası web sitelerine yazarak ISO Belgeleri verdiler.
Üstelik Bu Akreditasyon kurumunu prestijli kurum diye söylediler. Bunlar Firmaların bilinçlenmesi ve teknolojinin gelişmesi ile ( kare kod v.b) geride kalsa da ne var ki her sektörde bu tarz sahtekarlar maalesef bulunmaktadır.
ISO 9001 Belgesi gibi Yönetim Sistemi Belgeleri Akreditasyonunu TURKAK Akredite Belgeler sayfamızdan inceleyebilirsiniz. Bazı Standartların Akreditasyonu bulunmamaktadır Örneğin ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi Belgesinde olduğu gibi.
Yönetim Sistemlerinin Amiral Gemileri olan ISO 9001 , ISO 14001 , ISO 22000 , ISO 27001 Gibi standartlar Akreditasyonu bulunmaktadır. Eğer Akreditasyonu olamayan yani Bir Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilmemiş kuruluştan ISO 9001 ile belgelendirilirseniz sahte belge olmaz.
Yalnız Sahte belge olmasa da kurum kuruluşlar ve ya ihale mercileri açısından geçersiz belge olur. Anlayacağınız sadece bir A4 Renkli görselli süslenmiş kağıda Para ödemiş olursunuz. Bunun dışında Akredite olmuş bir kuruluştan alacağınız Akreditasyon logosu olamayan belgede aynı statüdedir.
Bu nedenle gerek TURKAK Akredite belgeleri TURKAK Web Sayfasından Bunun dışında Yurt Dışı akredite belgeleri İAF Sertifika sorgu sayfasından kontrol etmenizi tavsiye ederim.
Akreditasyon nedir ve akreditasyon kurumları kimlerdir , IAF nedir ? Diğer yazılarımızda bahsettim. Bu süreçte IAF üyesi olmayan Akreditasyon Kurumlarının verdiği belgelerin geçerliliği üzerine bilgi vereceğim. Uluslararası Akreditasyon Formu üyesi olmadan bir akreditasyon örgütü kurmak mümkündür.
Bu akreditasyon kurumunun vermiş olduğu belgeler sahte belge midir sorunun cevabı Hayır , Belgeleri Resmi makamlarca kabul edilir mi sorusunun cevabı Hayır. Nedenini açıklayacak olur isek Akreditasyon Kurumu IAF üyesi değil ise vermiş olduğu ISO Belgeleri tanınırlığı bulunmadığı anlamına gelmektedir.
Daha açık söylersem Kendi çalar , Kendi oynar değimi tamda bu tarz kurumlar için söylesek yanlış olmaz. Bu kurumların Ülkemizde ve Avrupa Kıtasında kurulması yasaktır. Bunun nedeni ise EA ( European Accreditation) Kaynak almış olduğu karar gereği bu kuruma üye ülkelerin sadece Devlet Kuruluşu olarak tek bir Akreditasyon Kurumu olabilir. Ülkemizde bu Kurum TURKAK olarak EA üyesidir.
Özellikle Kamu İhaleleri Şartnamelerinin Kaliteye İlişkin Belgele Bölümünde aşağıda ki ifade yer almaktadır. İstenilen Belgeler TURKAK tarafından akredite edilmiş kuruluşlardan ve ya Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) karşılıklı tanınma anlaşmalarında (MLA) yer alan tarafların akredite etmiş oldukları belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmiş olması gereklidir.
TURKAK Markası taşıyan belgelerde Akredite İnceleme Formu aranmaz. Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) karşılıklı tanınma anlaşmalarında (MLA) yer alan tarafların akredite etmiş oldukları belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmiş belgelerde Akredite İnceleme Formu aranır.
Bu Formun ihale yılı içerisinde alınmış olması gereklidir. İşte buradan şunu anlamalıyız İAF Üyesi olup MLA sözleşmesi imzalamamış kuruluşlar tarafında düzenlenen ISO 9001 ve ya diğer ISO Belgeleri için TURKAK Teyit yazısı düzenlemez. Bu nedenle Belgeniz ile Kamu İhalelerine giremez ve ya resmi kurumlar tarafından tanınmaz.
"Akredite Belge İnceleme Hizmeti" Uluslararası Akreditasyon Forumu (IAF) veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon Birliği (ILAC) ’nin karşılıklı tanınma anlaşmalarında yer alan tarafların akredite etmiş oldukları belgelendirme kuruluşları veya laboratuvarlar tarafından düzenlenen akreditasyon belgeleri statüsünün, kapsamının, yürürlük tarihinin incelenmesi ve sonuç yazısı verilmesini kapsamaktadır. Kaynak
Bir ürünün ve ya hizmetim pahalı ve ya ucuz olması neye göre belirlenir? Birincisi O ürün ve ya hizmetin aynı kalitede diğer rakiplerine ve en önemlisi kişi / kurumun bu ürün ve ya hizmete olan ihtiyacına göre. Görüldüğü üzere pahalı ucuz kavramı belirli kriterler ile kıyaslanmaktadır.
Bu bağlamda ISO Belgeleri gibi ISO 9001 , ISO 14001 , ISO 45001 , ISO 50001 , ISO 22000 , ISO 27001 Belgesi gibi belgeleri bu bağlamda değerlendireceğiz. Kurumlar bir müşteri beklentisi ve ya ihale doğrultusunda ISO belgeleri edinmek istediğinde şu kriterleri arıyorlar.
Öncelikle geçerli ve benim işimi görecek belge olsun. Sonrasında bunun en hızlı ve ucuzu olsun. Bir zorunluluk olarak ISO Belgeleri alıyorsanız bu mantıkla hareket etmeniz normal.
Kısa vadede çözüm bulsanız da uzun vadede bu size zarar verir. Hızlı ve Ucuz ISO belgesi veren kurumlar uzun süreli akreditasyon yetkisini koruyamaz. TURKAK tarafından akredite kurumlar bu riski almazlar daha doğrusu alamazlar.
TURKAK akredite ettiği kurumların yıllık gözetim denetimlerini yaparken saha denetimine çıkar. Bu saha denetiminde o kurumun vermiş olduğu belge listesinden belge verilen kurum seçer. Bu kurumu son anda belirler ve ani bir ziyaret gerçekleştirir.
Burada amaç Belgelendirme kuruluşunun ISO belge verdiği firmayı denetlemek değildir. Belgenin hangi şartlarda verildiğini belirlemektir. Yani belgelendirme kurumu tamamen kağıt üzerinde tüm süreçleri tam gösterip denetim yapmadan belge verip vermediğini inceler.
Bu incelemede TURKAK denetçileri olumsuz durum ile karşılaşır ise belgelendirme kurumunu askıya alır veya geri çeker. Yani akreditasyon yetkisini iptal eder. Bu durumlar daha önce yaşandı.
Bazı kurumlar direk geri çekilirken , bazı kurumlar askıya alındı. ISO Belge aldığınız kurumun bu şekilde askıya alınması ve ya geri çekilmesi durumunda sizin belgelerinizde geçersiz duruma düşer.
Bu nedenle bu süreci standardın istediği sistem şartlarını sağlayarak ve akreditasyon kurallarına uyarak almanız gereklidir.
ISO 9001 Belgesi gibi Yönetim Sistemi Belgeleri süresiz verilen belgeler değildir. Belirli bir periyot döngüsü içerisinde düzenlenen belgelerdir.
Bu Süreyi IAF (Uluslararası Akreditasyon Formu) Belirlemiştir. Bu süre 3 Yıldır. Bir Belgelendirme Döngüsü içerisinde Yönetim Sistemi Belgeleri 3 Yıllık bir döngüde belge verilir. Bu süreç İlk Belgelendirme İlk Yıl , Birinci Gözetim 2. Yıl ve İkinci Gözetim 3. Yıl şeklindedir.
Son gözetim yani 2. Ara denetimi takip eden yıl Yeniden Belgelendirme Yılıdır.
Akreditasyon nedir ve Akredite ISO Belgesi Nedir? Daha önceki yazılarımızda bu konu üzerinde durmuştuk. İAS Amerika Birleşik Devletlerinde yerleşik bir Akreditasyon Örgütüdür. İAS Akreditasyon örgütünün Sistem Belgelendirme örneğin ISO 9001 Belgesi gibi Standartlar konusunda İAF Karşılıklı tanıma anlaşması bulunmaktadır.
UAF Amerikada yerleşik Sistem Belgelendirme , Kalibrasyon , Personel Belgelendirme , Laboratuar v.b konularda akreditasyon gerçekleştiren bir akreditasyon kurumudur.Sistem belgelendirme konusunda AF ile MLA imzalayarak tanınırlığını sağlamıştır.
ISO 900 1 Kalite Yönetim Sistemi gibi ISO Belgeleri UAF akrediteli olarak alınabilmektedir.
1. ISO 9001 Standardını Satın Almak: ISO 9001 standardını ve ilgili belgeleri edinmek için ISO'nun resmi web sitesi veya Türkçesi için TSE kaynakları kullanın.
ISO 9001 standardını edinmek için yapmanız gereken ilk adım, güncel versiyonu satın almaktır. ISO 9001:2015 standardı, en son revizyonu temsil eder ve kalite yönetim sistemini oluşturmak, uygulamak ve sürdürmek isteyen işletmeler için temel bir kaynaktır.
2. Standardı İnceleme Süreci: Satın alınan standardı okumak ve anlamak, işletmenin kalite yönetim sistemini nasıl kuracağı konusunda temel bir adımdır. Standardın genel prensipleri, gereklilikleri ve işletme için uygulanabilirlikleri hakkında bilgi sahibi olmak, başarılı bir uygulama için temel oluşturur.
3. ISO 9001 Gerekli Eğitimi Almak:
İşletmedeki personel, ISO 9001 standardı ve kalite yönetim sistemi hakkında eğitilmelidir. Personel, kalite politikası, prosedürler ve süreçler konusunda bilinçlendirilmelidir.
ISO 9001 standardının karmaşıklığı ve detayları göz önüne alındığında, işletmelerin bu standartı daha iyi anlamalarına yardımcı olacak eğitimlere katılmak önemlidir. ISO 9001 eğitimleri, standartın gereksinimleri, uygulama stratejileri ve belgelendirme süreçleri hakkında detaylı bilgi sunar.
Alınması Gereken Eğitimler:
1-ISO 9001:2015 Temel Eğitimi: ISO 9001 standartları hakkında genel bilgi edinme Eğitimidir
2- ISO 9001:2015 Kurulum ve Uygulama (Dokümantasyon) Eğitimleri: Kalite yönetim sistemi dokümantasyonunu oluşturma ve uygulamasını nasıl yapacaksınız anlatılır. Doküman yayınlama , reviyon yapma , geri çekme , iptal etme yöntemlerinı anlatırız.
3- ISO 9001:2015 İç Denetçi Eğitimleri: İç denetçilerin yetiştirmeniz İç denetimi planlamanız , Soru listelerini bölümlere göre hazırlamanız, denetim süreçlerini öğrendiğiniz eğitimdir.
4- ISO 9001:2015 Çalışanlar için Farkındalık Eğitimleri : Kalite yönetim sistemini Kurum kültürü haline gitimeniz için tüm çalışanlara yönelik farkındalık oluşturma eğitimi.
5- Bölüm Sorumluları için Risk ve Fırsat Yönetimi Eğitimleri: Bölüm sorumlularının Proses tabanlı riskleri tanıma ve yönetme yeteneklerini geliştirmesi içi aldıkları eğitimdir. Risk Analizi
4. ISO 9001 Danışmanlık Hizmeti Almak: İşletmeler, standardın uygulanması aşamasında daha fazla rehberliğe ihtiyaç duyabilirler. ISO 9001 danışmanları, işletmeye standart gereksinimlerini daha etkili bir şekilde uygulama konusunda yardımcı olabilir. Bu danışmanlar, süreçleri optimize etmek, belgeleme sağlamak ve iç denetimleri yönetmek gibi konularda destek sunarlar.
5. ISO 9001 Belgesi Almak İçin Süreç: ISO 9001 belgesini almak, bir işletmenin kalite yönetim sistemini başarıyla uyguladığını gösterir. Bu süreç, belgelendirme kuruluşunun işletmeyi değerlendirmesi ve standarda uygunluğunu onaylamasıyla tamamlanır. Belge alındıktan sonra işletmeler, standartla uyumlu kalmak için periyodik denetim ve güncellemeleri sürdürmelidir.
6. Süreci Sürekli İyileştirme: ISO 9001 belgesini almak, işletmelerin kalite yönetim sistemini kurma yolculuğunun bir başlangıcıdır. Ancak kalite yönetim sistemi, sürekli iyileştirme ilkesine dayanmalıdır. İşletmeler, süreçleri gözden geçirerek, müşteri geri bildirimlerini değerlendirerek ve performans ölçütlerini iyileştirerek kaliteyi sürekli artırmalıdır.