Yönetim Sistemi Standartları için YGG Nedir ? Açıklamaya çalışacağız. İşletme Sahipleri ve ya üst yönetim yöneticileri kurumlarının son durumlarını her zaman bilmek isterler. Bu nedenle devamlı bir toplantı odası yoğunluğu bulunmaktadır. Sözleşmeler ne durumda? Üretim / Hizmet sürecinde hangi durumdayız. Müşteriye Ürünü teslim ettik mi? Mali açıdan şu an kaynaklarımız nelerdir? gibi sorular toplantı odalarının vazgeçilmez konulardır.
Bu durum gayet normaldir. Bu konuları görüşmek işletmenizin güncel durumunu kontrol etmek ticari hayatın doğal akışında bulunmaktadır. Bizim burada anlatacağımız konu Yönetim Sistemleri açısından YGG Nedir sorusuna cevap vermektir. ISO tarafından yayınlanan tüm yönetim sistemleri ve ürün , Sistem , Personel Belgelendirme kurumları için akreditasyon sistemleri ortak maddelerinden biriside Yönetimi Gözden Geçirme yani YGG Toplantısı maddesidir.
En basit tanım ile YGG
Yönetim Sisteminin etkin ve sürekli olarak devam ettirilmesi ve bu sistemin ÇİSK politikası ve hedeflerine uygunluğunu, yeterliliğini, gelişimini ve sürekli iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmesi için planlı periyotlarda veya ihtiyaç duyulan dönemlerde gözden geçirilerek incelenmesi ve değerlendirilmesidir. Bu süreç bir sistematik yaklaşım ile gerçekleştirir. Yönetimi Gözden Geçirme Toplantısı için Yönetim Temsilcisi ve üst yönetim önderliğinde yılda en az bir kez yapılması gerekmektedir.
Bu toplantının toplantını tarihini, saatini, yerini ve gündemini belirli bir gün öncesinden üst yönetim belirler. Yönetimin gözden geçirmesi toplantısını yönetim Temsilcisi katılımcılara duyurur. Toplantının daimi katılımcıları olduğu gibi , Üst yönetim gerek görür ise bilgisine başvurmak üzere başka çalışanları da toplantıya çağırır. YGG Toplantısının katılımcıları birim üst yöneticileridir. Her Yönetim Sistemi Standardının belirlemiş olduğu toplantıda görüşülmesi gereken zorunlu konular vardır.
Bunlar toplantının olmazsa olmaz gündem maddeleridir. Bu maddeler dışında üst yönetim isterse işletme ile ilgili her türlü konuyu toplantıda görüşüp ve karar alır. Toplantıda görüşülen ve alınan kararlar eğer izlenmesi gereken kararlar ise bu süreç için bir üst yönetim bir sorumlu atar. Ayrıca bu karar ile ilgili bir gerçekleştirme süresi belirler. Tüm kararları Yönetimi Gözden Geçirme Toplantısı Kayıt formu ile Yönetim Temsilcisi kayıt altına alır.
Tüm katılımcılar karar formunu imzalarlar. Aslı yönetim temsilcisinde kalır; birer nüshasını katılımcılara teslim eder. Şimdi gelelim Yönetim Sistemleri açısından görüşmeniz gereken zorunlu gündem maddelerine. Bunu bir kaç standardı örnek vererek gösterelim.
Kalite Açısından YGG Nedir Yönetimin gözden geçirmesi girdileri.
Yönetimin gözden geçirmesi aşağıdakileri dikkate alınarak planlanmalı ve gerçekleştirilmelidir:
a) Önceki yönetimin gözden geçirme toplantılarında karar alınan faaliyetlerinin durumu,
b) Kalite yönetim sistemi ile ilgili iç ve dış hususlardaki değişiklikler,
c) Aşağıdakilerdeki eğilimler dahil, kalite yönetim sisteminin performansı ve etkinliği ile ilgili bilgi:
1) Müşteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan gelen geri bildirimler,
2) Kalite amaçlarına erişme derecesi,
3) Proses performansı ile ürün ve hizmetlerin uygunluğu,
4) Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler,
5) İzleme ve ölçme sonuçları,
6) Tetkik sonuçları,
7) Dış tedarikçilerin performansı.
d) Kaynakların varlığı,
e) Risk ve fırsatları belirleme faaliyetleri (bk. Madde 6.1) için gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinliği,
f) İyileştirme için fırsatlar.
Yönetimin gözden geçirmesi çıktıları
Yönetimin gözden geçirmesi çıktıları, aşağıdaki konularla ilgili karar ve faaliyetleri kapsamalıdır:
a) İyileştirme için fırsatlar,
b) Kalite yönetim sistemi ile ilgili değişiklik ihtiyacı,
c) İhtiyaç duyulan kaynaklar.
İSG açısından YGG Nedir
Yönetimin gözden geçirmesinde, aşağıdaki hususlar değerlendirilmelidir:
a) Önceden yapılan yönetimin gözden geçirmeleri sonucunda yapılan faaliyetlerin durumu,
b) Aşağıdakilerle ilgili değişiklikler:
1) Çevre yönetim sistemi ile ilgili iç ve dış hususlar,
2) İlgili tarafların, uygunluk yükümlülükleri dahil ihtiyaç ve beklentileri,
3) Önemli çevre boyutları,
4) Risk ve fırsatlar.
c) Çevre amaçlarına ne dereceye kadar ulaşıldığı,
d) Aşağıdakilerle ilgili eğilimler dahil, kuruluşun çevre performansı ile ilgili bilgi:
1) Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler,
2) İzleme ve ölçme sonuçları,
3) Uygunluk yükümlülüklerinin yerine getirilme durumu
4) Tetkik sonuçları.
e) Kaynakların yeterliliği,
f) Şikayetler dahil olmak üzere, ilgili taraflardan gelen bildirim/bildirimler,
g) Sürekli iyileştirmeyle ilgili fırsatlar.
Yönetimin gözden geçirmesine ait çıktılar aşağıdakileri içermelidir:
- Çevre yönetim sisteminin uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğinin sürekliliğinin sağlaması ile ilgili sonuçlar,
- Sürekli iyileştirme fırsatları ile ilgili kararlar,
- değişiklik ihtiyaçları (kaynaklar dahil) ile ilgili kararlar,
- Çevre amaçlarına ulaşılmadığında yapılacak faaliyetler, gerektiğinde,
- Çevre yönetim sisteminin diğer iş prosesleri ile entegrasyonun geliştirilmesi için fırsatlar, gerektiğinde,
- Kuruluşun, stratejik yönü ile ilgili çıkarımlar.
Kuruluşun üst yönetimi, planlanan aralıklarla, İSG yönetim sisteminin uygunluğu, yeterliliği ve
etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak amacıyla gözden geçirmelidir.
Yönetimin gözden geçirmesinde, aşağıdaki hususlar değerlendirilmelidir:
a) önceden yapılan yönetimin gözden geçirmelerindeki faaliyetlerin durumu,
b) İSG yönetim sistemi ile ilgili dış ve iç hususlardaki değişiklikler, aşağıdakiler de dahil olmak üzere:
1) ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri,
2) yasal şartlar ve diğer şartlar,
3) risk ve fırsatlar,
c) İSG politikası ve İSG hedeflerine ulaşma derecesi,
d) aşağıdakilerle ilgili eğilimler dahil, kuruluşun İSG performansı hakkında bilgi:
1) olaylar, uygunsuzluklar, düzeltici faaliyetler ve sürekli iyileştirme,
2) izleme ve ölçme sonuçları,
3) yasal şartlar ve diğer şartlara uygunluğu değerlendirme sonuçları,
4) tetkik sonuçları,
5) danışma ve çalışanların katılımı,
6) risk ve fırsatlar,
e) etkin bir İSG yönetim sisteminin sürekliliği için kaynakların yeterliliği,
f) ilgili taraflarla iletişim(ler),
g) sürekli iyileştirme için fırsatlar
Yönetimin gözden geçirmesine ait çıktılar aşağıdakilerle ilgili kararları içermelidir:
- amaçlanan çıktılara erişmede İSG yönetim sisteminin uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğinin
sürekliliği,
- sürekli iyileştirme fırsatları,
- İSG yönetim sistemine olan herhangi bir değişiklik ihtiyacı,
- ihtiyaç duyulan kaynaklar,
- faaliyetler, gerektiğinde,
- diğer iş prosesleri ile İSG yönetim sisteminin entegrasyonun geliştirilmesi için fırsatlar, - kuruluşun stratejik yönü ile ilgili çıkarımlar.