Günümüz iş dünyasında, rekabetin giderek arttığı bir ortamda, işletmelerin ayakta kalabilmesi ve sürdürülebilir başarı elde edebilmesi için ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi gibi belgeler önem taşımaktadır. Bu belgeler, işletmelerin ürün ve hizmetlerinde sürekli iyileştirme ve mükemmelliği hedeflemelerine olanak sağlar. Bu süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesi için ise bazı temel kavramlar ve yöntemler gerekmektedir.
Gözden geçirme, bir işletmenin veya bir sürecin etkinliğini, yeterliliğini ve uygunluğunu belirlemek için yapılan bir faaliyettir. Bu süreç, ISO 9001:2015 Belgesi kapsamında belirlenen standartlara uygunluğun incelenmesini içerir ve genellikle bağımsız ve dokümante edilmiş bir şekilde gerçekleştirilir.
Gözden geçirme süreci, işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasını sağlamak amacıyla gerçekleştirilir ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi'nin gerekliliklerini yerine getirmeyi amaçlar.
Tetkik:
Tetkik, belirli bir konunun veya sürecin objektif bir şekilde değerlendirilmesi için yapılan bir prosedürdür. Bu prosedür, belirlenen ISO 9001 kriterlerine uygunluğun incelenmesini içerir ve genellikle bağımsız ve dokümante edilmiş bir şekilde gerçekleştirilir. Tetkik sonuçları, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemeye ve ISO 9001:2015 Belgesi kapsamında iyileştirme fırsatlarını tanımlamaya yardımcı olur.
Yeterlilik:
Yeterlilik, bir işletmenin veya bireyin belirli bir görevi yerine getirebilmek için gereken bilgi ve becerilere sahip olmasıdır. Kalite yönetimi süreçlerinde yeterliliğin sağlanması, işletmenin ISO 9001 standartlarına uygunluğunu ve müşteri memnuniyetini artırır. Bu nedenle, işletmeler çalışanlarını sürekli olarak eğitir ve geliştirirler.
Ölçme Prosesi:
Ölçme prosesi, bir büyüklüğün değerini tespit etmek için yapılan işlemlerin tümüdür. ISO Belgesi Kalite yönetimi süreçlerinde, performansın izlenmesi ve hedeflere ulaşma durumunun değerlendirilmesi için ölçme prosesi önemli bir araçtır. Bu süreç, işletmelerin sürekli olarak iyileşme fırsatlarını belirlemesine ve performanslarını optimize etmelerine olanak sağlar.
PUKÖ döngüsü, Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al adımlarını içeren bir yöntemdir. Bu döngü, işletmelerin sürekli iyileştirme ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi süreçlerini yönetmelerine yardımcı olur. Planlama aşamasında ISO 9001 standartlarına uygun hedefler belirlenir, uygulama aşamasında bu hedefler gerçekleştirilir, kontrol aşamasında performans izlenir ve ISO 9001:2015 Belgesi kapsamında gerekli düzeltici faaliyetler uygulanır.
Sonuç olarak, kalite yönetimi süreçlerinin etkin bir şekilde uygulanması, işletmelerin rekabet avantajı elde etmelerine ve sürdürülebilir başarıya ulaşmalarına katkı sağlar. Gözden geçirme, tetkik, yeterlilik, ölçme prosesi ve PUKÖ döngüsü gibi temel kavramlar, işletmelerin ISO 9001 Belgeli süreçlerini başarılı bir şekilde yönetmelerinde önemli bir rol oynar. Bu kavramların anlaşılması ve uygulanması, işletmelerin kalite odaklı bir kültür oluşturmasına ve sürekli olarak iyileşme sağlamasına yardımcı olur.
İşletmelerin başarısı ve uzun vadeli rekabet avantajı, kalite yönetimi prensiplerine dayalı etkin bir yaklaşımla sağlanır. Ancak, kalite ile ilgili birçok yanlış düşünce ve ön yargı vardır. Bu yanlış anlayışlar, işletmelerin kaliteye verdiği önemi azaltabilir ve potansiyel fırsatları kaçırmalarına neden olabilir.
Kalite Algısı ve Yanlış İnançlar
Kaliteyle ilgili en yaygın yanlış inançlardan bazıları şunlardır:
a) Kalite Fazla Harcama Gerektirir: Kalite, doğru şekilde yönetildiğinde, uzun vadede maliyet tasarrufu sağlayabilir. Kaliteli ürünler ve hizmetler, müşteri memnuniyetini artırarak tekrar satışları ve müşteri sadakatini artırabilir.
b) Kalite Sistemi Pahalı İştir: Başlangıçta kalite sistemlerinin kurulumu iso belgesi almak maliyetli olabilir, ancak uzun vadede sağladığı faydalar maliyetin ötesine geçer. Kalite sistemleri, verimliliği artırır, hataları azaltır ve müşteri memnuniyetini artırır.
c) Kalite Sadece Mamuller ve Özel Şirketler İçin Geçerlidir: Kalite, sadece belirli sektörlerde değil, her işletme ve endüstride önemlidir. Hizmet sektörü de dahil olmak üzere tüm işletmeler, kalite prensiplerini benimseyerek rekabet avantajı elde edebilirler.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi: Kalite yönetimi sistemi, işletmelerin süreçlerini standartlaştırmak ve iyileştirmek için etkili bir araçtır. ISO 9001:2015 standardına uygun olarak kurulan bir kalite yönetim sistemi, işletmelerin uluslararası tanınırlık kazanmasını sağlar ve müşterilere güven verir.
Etkin bir kalite yönetimi sistemi uygulamanın sağladığı faydalar şunlardır:
Maliyet ve Zamandan Tasarruf: Kalite sistemleri, hataları azaltarak geri çağırma ve yeniden işleme maliyetlerini düşürür. Aynı zamanda, süreçlerin daha verimli olmasını sağlayarak zaman tasarrufu sağlar.
Daha Az Müşteri Şikayeti: Kaliteli ürünler ve hizmetler, müşteri memnuniyetini artırır ve dolayısıyla müşteri şikayetlerini azaltır.
Daha Az Servis ve Bakım Giderleri: Kaliteli ürünler, daha az arıza ve bakım gerektirir, bu da işletmelerin servis ve bakım maliyetlerini düşürür.
Kaynakların Optimum Kullanımı: Kalite sistemleri, işletmelerin kaynaklarını daha etkili bir şekilde kullanmasını sağlar ve israfı önler.
Pazar Payının Artması: Kaliteli ürünler ve hizmetler, müşteri sadakatini artırır ve rekabet avantajı sağlayarak pazar payını artırır.
Yönetim Kolaylığı: Kalite yönetimi prensiplerine dayalı bir sistem, işletmelerin süreçlerini ve performanslarını daha etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur.
Sağlıklı Bilgi Akışı: Kalite sistemleri, işletmelerin veri ve bilgi akışını düzenler ve iş kararlarının daha sağlam temellere dayanmasını sağlar.
Kalite yönetimi, işletmelerin sürdürülebilir başarısı için temel bir unsurdur. Yanlış kalite algılarından kaçınarak ve etkin kalite yönetimi prensiplerine odaklanarak, işletmeler daha rekabetçi hale gelir. Yönetimde proses yaklaşımı prensibinin faydaları oldukça çeşitlidir. ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standartlarına uygun bir şekilde bir proses olarak yönetildiğinde, uygun kaynaklar ve faaliyetlerin entegrasyonu sağlanarak istenilen sonuçlara daha etkin bir şekilde ulaşılabilir. Proses yaklaşımı prensibinin uygulanması aşağıdaki adımları içermelidir:
a) Sonuca ulaşmak için proseslerin tanımı yapılmalıdır.
b) Proseslerin kuruluş fonksiyonlarıyla etkileşimleri tanımlanmalıdır.
c) ISO Belgesi gereklilikleri kapsamında, muhtemel riskler, prosesin sıralaması ve müşteri üzerindeki etkisi gibi faktörler değerlendirilmelidir.
d) Proseslerin yönetimi için açık sorumluluk, yetki ve güvenilirlik sağlanmalıdır.
e) İç ve dış müşteriler, tedarikçiler ve diğer fayda sağlayıcılar tanımlanmalıdır.
f) Proses tasarımında istenen sonuca ulaşmak için proses adımları, aktiviteleri, iş akışları, kontrol ölçümleri, eğitim ihtiyaçları, techizat, metotlar, bilgi, malzeme ve diğer kaynaklar önemsenmelidir.
Belirlenmesi ve tanımlanması
Sıralaması ve etkileşimlerinin belirlenmesi
Operasyon ve kontrolü için kriter ve metodların belirlenmesi
Operasyonu ve izlenmesi için gerekli kaynak ve bilginin sağlanması
İzlenmesi, ölçülmesi ve analiz edilmesi
Sürekli iyileştirilmesi için planlanan faaliyetlerin uygulanması
Yönetimde sistem yaklaşımı prensibinin faydaları, birbirleriyle ilişkili proseslerden oluşan bir sistemin belirlenmesi, anlaşılması ve yönetilmesiyle kuruluşun etkinliğinin ve verimliliğinin artmasıdır. Sistem yaklaşımı prensibinin uygulanması şu adımları içermelidir:
a) Belirli bir hedefi etkileyen proseslerin tanımlanması ve geliştirilmesi
b) Sistemin, hedefe ulaşmak için etkin şekilde yapılandırılması
c) Sistem prosesleri arasındaki bağımlılığın anlaşılması
d) Sistemi ölçüm ve değerlendirme yoluyla geliştirme
e) Kaynak sınırlamalarının faaliyetler öncesi belirlenmesi
a) Kuruluşun toplam performansının sürekli iyileştirilmesi birincil hedef olmalıdır.
b) Gelişmeler uygulanmalı ve periyodik tetkiklerle potansiyel gelişme alanları belirlenmelidir.
c) Tüm proseslerin etkinliği ve verimliliği sürekli olarak iyileştirilmelidir.
d) Önleme tabanlı aktiviteler teşvik edilmelidir.
e) Personel, uygun sürekli iyileştirme araç ve metodlarıyla donatılmalıdır.
f) İyileştirmeler izlenmeli ve ölçüm ve hedeflerle kılavuzlanmalıdır.
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesine sahip olan bir işletme, işletmenin başarısını belirleyen kritik unsurlardan biridir. Bu sistemde, yönetim temsilcisi özel bir rol üstlenir. Üst yönetim, belirli sorumlulukları yerine getirmek üzere bir temsilci atar. Bu temsilci, aşağıdaki görevleri yerine getirir:
a) Kalite yönetim sistemi için gerekli proseslerin oluşturulması, uygulanması ve sürdürülmesinin sağlanması, b) ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesinin performansının ve iyileştirilmesi gereken alanların üst yönetime rapor edilmesi, c) Müşteri şartlarının işletme genelinde yayılmasının sağlanması.
Yönetim temsilcisinin sorumlulukları, sadece iç işleyişle sınırlı değildir. Gerekli olduğunda dış kuruluşlarla işbirliği yapmayı da içerebilir.
ISO Belgesi kalite yönetim sisteminin etkin ve verimli bir şekilde uygulanması için kritik öneme sahiptir. İşletmeler, iletişim kanallarını oluşturmalı ve bu kanalları belgelemelidir. Formal iletişim metodları belirlenmeli ve tedarikçiler ile müşteriler arasında bilgi akışını sağlayacak yolları içermelidir.
Yönetimin Gözden Geçirilmesi, ISO 9001 Belgesi kalite yönetim sisteminin sürekli uygunluğunu ve etkinliğini sağlamak için önemlidir. Üst yönetim, belirli aralıklarla sistemi gözden geçirmelidir. Bu süreç, iyileştirme fırsatlarını değerlendirmeyi, kalite politikası ve hedeflerinde değişiklik yapmayı içermelidir. Gözden geçirme süreçlerinden elde edilen kayıtların muhafaza edilmesi önemlidir.
İnsan kaynaklarının yeterliliği, ürün kalitesini etkileyen işleri yapan personelin uygun eğitim, beceri ve deneyime sahip olması anlamına gelir.
Ürün gerçekleştirmenin planlanması, belirlenen kalite hedeflerine ulaşmak ve ürün için belirlenen şartları sağlamak için yapılır. Bu süreçte, prosesler belirlenmeli, dokümanlar oluşturulmalı ve ürüne özel kaynaklar sağlanmalıdır.
Müşteri ile iletişim, ürün bilgisi aktarımını, başvuruları ve müşteri geri bildirimlerini içermelidir. Kuruluş, müşteri ile etkin iletişim için düzenlemeler yapmalı ve uygulamalıdır.
projenin tanımını, aşamalarını ve sorumluluklarını içermelidir. Ayrıca, tasarım doğrulama metotları ve ürün güvenilirliği gibi unsurları da kapsar.
Tasarım faaliyetinde, ürünlere ilişkin şartlar yazılı olarak belirlenmeli ve belirlenen şartların amaca uygunluğu kontrol edilmelidir.
Gözden Geçirme İşlemi, tasarım ve geliştirme sonuçlarının şartları karşılayıp karşılamadığını değerlendirir. Bu süreçte, belirlenen sorunlar tanımlanmalı ve çözüm önerileri sunulmalıdır.
Satın Alma sürecinde, satın alma şartları belirlenmeli, tedarikçiler değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları kaydedilmelidir.
Ölçme, analiz ve iyileştirme sürecinde, kuruluşun izleme ve analiz prosesleri planlanmalı ve uygulanmalıdır. Bu süreç, istatistiksel tekniklerin kullanımını içerir.
Müşteri memnuniyetini izleme ve ölçme yöntemleri, doğrudan iletişim kanallarını, anketleri ve müşteri geri bildirimlerini içerir.
Tetkikler, kalite sisteminin geliştirilmesine yardımcı olur ve uygunsuzlukların azaltılmasına olanak tanır.
Proseslerin izlenmesi ve ölçülmesi, planlanan sonuçlara ulaşma yeteneğini gösterir ve gerektiğinde düzeltici faaliyetlerin başlatılmasını sağlar.
Uygun Olmayan Ürün tespiti, uygunsuzlukların nerede oluştuğunun belirlenmesini ve düzeltici faaliyetlerin başlatılmasını içerir.
Veri analizi, kuruluşun etkinliğini değerlendirmek için önemlidir ve müşteri memnuniyeti, proses performansı ve uygunsuzlukların durumu gibi unsurları içerir.
Sistemin etkinliğini artırmak için sürekli iyileştirme prosedürleri, kalite politikası, hedefler, tetkik sonuçları ve yönetim gözden geçirmesi gibi unsurları kullanır.
Performans değerlendirmesi, işletme ve çalışanlar açısından önemlidir çünkü iş sonuçları hakkında geri bildirim sağlar ve çalışanların gelişimine olanak tanır.
ISO 9001 Belgesi başvuru nereye yapacaksınız? Başvuruda hangi bilgileri istemekteler ? Hangi Belgelendirme kuruluşuna nasıl başvuru yapacaksınız?
ISO Belgesi ile belgesi almak isteyen kuruluş olarak öncelikle bir ISO 9001 belgesi danışmanlık firmasından danışmanlık hizmeti alın. ISO 9001 KYS Dokümante Edilmiş Bilgi ve bunun uygulamalarını tamamlayın.
Bu süreçten sonra ISO 9001:2015 Belge başvurusu aşamasına geçin. ISO 9001 Belgesi düzenleme konusunda Akredite olmuş Belgelendirme kuruluşunun Belgelendirme Başvuru Formunun doldurulması gerekmektedir.
Bu Başvuru formunda Aşağıdaki bilgiler yer alır.
KURULUŞ BİLGİLERİ
Kuruluş Adı :
Adresi :
Telefon :
Faks :
Websitesi :
E-Mail :
Vergi Dairesi :
Vergi No :
Denetimin Gerçekleştirileceği Adres ( Yukarıdan Farklı İse ) :
Şirket Temsilcisi :
Kalite Yönetim Temsilcisi:
Faaliyet Alanı – Kapsam :
Çalışan Sayısı
Belgelendirme istediğiniz standart
Sertifika akreditasyonu ?
Ön Denetim İsteniyor Mu?
Uymak Zorunda Olduğunuz Yasa – Yönetmelik :
ISO 9001:2015 standardının hariç tutulan maddeleri varsa belirtiniz :
İş süreçlerinizin ve gerçekleşen işlemlerin etkileri ile ilgili bilgi veriniz :
Varsa dış kaynaklı prosesleriniz hakkında kısa bilgi veriniz:
Faaliyetler, fonksiyonlar ve teknik kaynaklarınız hakkında bilgi veriniz :
Daha büyük bir şirket / organizasyonun parçası iseniz bilgi veriniz :
Kuruluşunuzun faaliyetleri ile ilgili temel yasalar hangileridir? (İş Güvenliği ve Sağlığı, Çevre Mevzuatları vb.)
Danışmanlık Kullanıldı ise bilgi veriniz :