Yönetim Sistemleri açısından İç Tetkik Nedir? Diğer bir söylem ile İç Denetim Nedir? Nasıl İç tetkik gerçekleştireceksiniz. Bu konu üzerinde açıklayıcı bir yazı hazırladık. İç tetkik: Bir Organizasyon içerisinde Organizasyon Şemasında yer alan birimlerin kendi dinamikleri ile denetlenmesi sürecine denilmektedir.
Neden iç tetkik yaparsınız? Yönetim sistemleri ile ilgili faaliyetlerinizin , dokümantasyonunuzun ve ilgili sonuçların planladığınız düzenlere uygun olup olmadığını doğrulamanız ve Yönetim sistemlerinin etkinliğini tayin etmeniz için yaparsınız.
Yönetim Sistemleri uygulamayan kurumlarda; iç denetim kültürünün planlı bir şekilde gerçekleştirecek kadar oluşmamıştır. Bu nedenle Üst Yönetim; kurumun işleyişini departmanların çalışmalarını denetlemek istediklerinde bir metodolojiye dayanmadan bu süreci tamamlamaktadırlar. Burada denetleme tamamen alt- üst ilişkisinin hesap sorma - hesap verme yöntemine göre yapıldığı için gerçekçi verilerden uzak birer denetleme olarak kalmaktadır.
Bir iç tetkik denilmese de bu şekilde yapılan denetimlerin amacı; iyileşme , gelişme değil tamamen hesap sorma , yanlışı arama gibi fikirler ile gerçekleşmektedir.
Bu iç tetkik Nedir?
Yönetim Sistemleri açısından sürekli iyileştirme ilkesi doğrultusunda gerçekleştirilen bir prosestir. İç denetim yöntemleri kurumlar için yönetim sisteminin ve proseslerin girdi ve çıktılarını kontrol etmek amacıyla yapılan denetimlerdir. İç tetkikler bütün yönetim sistemi standartlarının ortak maddesidir. ISO 9001 KYS için iç denetim ile ISO 27001 BGYS için iç denetim aynı mantık ve yöntem ile gerçekleştirirsiniz. Bu yöntem bir ISO standardı olan TS EN ISO 19011 Yönetim sistemleri tetkik kılavuzu ile belirlenmiştir.
Kalite , Çevre , Gıda , Bilgi v.b yönetim sistemlerinin iç tetkikleri bu standarda göre gerçekleştirirsiniz. Bu standardın son revizyonunu ISO 2018 Yılında gerçekleştirdi. Yönetim Sistemleri iç denetimleri dışında diğer standartları uygulayanlarda da iç tetkikler buna göre yaparlar.
Örneğin size ISO 9001 Belgesi veren Belgelendirme kuruluşları da kendi akreditasyon standardı olan ; ISO 17021 Sistem iç denetimlerini de bu standarda göre yaparlar. ISO 19011 Standardı iç tetkikler bir sistematik süreç içerisinde gerçekleşmenizi sağlar. Bu süreç;
Planlama , Duyurma ,Uygulama ve Raporlama şeklindedir.
Kalite Yönetim Sistemi ve diğer standartlar yılda en az bir kez iç denetim yapılmasını zorunlu kılarlar. Organizasyon uygulamış olduğu yönetim sistemi için ister ise birden fazla iç denetim gerçekleştirebilir. Organizasyon olarak yönetim sistemleri konusunda gerçekleştireceğiniz iç tetkikleri Doküman ettiğiniz bilgi ile tanımlamanız gerekiyor.
Yönetim sistemlerinin eski versiyonlarında örneğin ISO 9001:2008 Versiyonunda buna zorunlu prosedür denilmekteydi. Yeni versiyonlarda yani ISO 9001:2015 versiyonunda zorunlu prosedür yerine doküman edilmiş bilgi denilmektedir. Bu dokümanda kurumunuzda iç tetkik nasıl gerçekleştireceksiniz ayrıntıları ile belirtmiş olmanız gerekmektedir.
Planlama
Uygulamaya koyduğunuz bir yönetim sistemi standardını doküman hazırlama sürecinde iç denetimler ile ilgili dokuman oluşturursunuz. Bu dokumanda iç tetkikler nasıl planlayacaksınız anlatırsınız. Bir örnek ile açıklayalım; Yönetim Sisteminin İç Tetkik planlanmasını Yönetim Temsilcisi yapmaktadır. Her bölümde yılda en az 1 (bir) defa denetim olur.
Tetkik sıklığı, tetkik edeceğiniz bölümün işleyişi, diğer ihtiyaç ve zorunluluk durumlarını göz önüne alınarak daha da sık gerçekleştirilebilirsiniz. Yönetim Temsilcisi her yıl Ocak ayında ilgili yıla ait İç Tetkik Planını yapar. Hangi bölümün ne zaman tetkik edileceği hedeflerini ortaya koyar.
Bu durumu İç Tetkik Planına işler. Tetkik tarihi tahminleri ve gerçekleşmeleri aynı form üzerinde izlenebilir. Dikkat edilmesi gereken şey şudur ; İç tetkikler mutlaka Yönetimi Gözden Geçirme toplantısı öncesi yapmanız gerekmektedir. Bu iç denetim sonuçları YGG Toplantısının gündem maddelerinden birisidir. Bu nedenle İç Tetkik tarihleri, Yönetimin Gözden Geçirme tarihleri göz önüne alarak sonuçların, ‘Yönetimi Gözden Geçirme’ toplantısında hazır olacağı şekilde belirlemelisiniz.
Duyurma :
Yönetim Temsilcisi denetlenecek bölüme ve denetçilere yapılacak olan tetkiki, planlanan tetkik tarihinden önce bildirir. Bu bildirinin süresini dokumanda belirtildiği şekilde yapar. Örneğin: Planlanan tetkik tarihinden en az 15 gün önceden bildirir. Bildirim şeklini mutlaka İletişim dokümanında belirtiğiniz şekilde yapmalısınız.
Örnek: İç denetim planladığınız tarihi : İç Tetkik Detay Planı ile Hangi tarih ve saatte hangi bölüm denetleneceğini açıklayarak; Panoya asma ve ya ilgili birimlere mail yoluyla iletmeniz olabilir.
Uygulama:
Tetkik, İç Tetkik Eğitimi almış kişiler tarafından yapılmalıdır. Bölümler arası denetim gerçekleştireceğiniz için en az iki kişi bu eğitimi almış olması gerekmektedir. Yönetim Temsilcisi tüm birimleri denetlese de kendi denetimini yapması için bir iç denetçiye daha ihtiyaç vardır.
İç Tetkikte görevli personel, denetleyeceği faaliyet/alan birimi yada görevli kişilere karşı doğrudan sorumluluk taşımamalıdır. Denetçilerin tarafsızlığının sağlanmasından Yönetim Temsilcisi sorumludur. İç tetkikleri İç Tetkik Detay Planına uygun bir şekilde gerçekleştirmeniz gerekmektedir.
Denetçiler tetkik öncesi denetim yapacakları ilgili standart ile denetim yapacakları birimlerin prosedürlerini incelerler. Varsa geçmişteki uygunsuzluk raporlarını, düzeltici faaliyet dosyalarını, sorulmuş olan soruları gözden geçirirler. Ayrıca İç Tetkik Soru Listesine ilave edecekleri soruları işlerler. İç Tetkikçiler; denetlendikleri faaliyet/alan biriminin Yönetim Sistemi şartlarını sağladığı ve sistemin etkin olarak uygulanarak sürekliliğinin sağlandığını gösteren kanıtlar ararlar.
Raporlama:
Denetimden sonra denetçiler bulguları İç Tetkik Raporu Formuna işlerler. Raporun aslı Yönetim Temsilcisine, kopyası ise tetkikin yapıldığı bölüm amirine iletirler. İç denetimde buldukları uygunsuzlukların majör ve ya minör uygunsuzlukları değerlendirirler. Buna göre takip denetimi yapıp yapmayacaklarına karar verirler.
Bundan sonraki süreçte ilgili iç tetkik yapılan departman eğer takip denetimine kaldı ise takip denetimine hazırlanır. Takip denetimine kalmadı ise uygunsuzluklar ile ilgili çalışmalar başlatır. İç tetkik raporunda belirttiği süre içerisinde uygunsuzluklarını kapatmak için düzeltici faaliyetler gerçekleştirir.
Düzeltici faaliyetlerin her biri için düzeltici faaliyet formu açar. Bu düzeltici faaliyet formunda uygunsuzluğun tanımını yazar. Daha sonra uygunsuzluğun kök nedenine iner ve kök neden analizi yapar. Neden bu uygunsuzluk ortaya çıktı , eksik ve ya hatalı sürecin nedeninde ne var araştırır. Uygunsuzluk kök neden analizinden sonra uygunsuzluğu nasıl gidereceğini belirler. Uygunsuzluk giderildikten sonra bu uygunsuzluğun bir daha oluşmaması için alacağı aksiyon planını ortaya koyar.
İç Tetkikin tamamlanması:
Bu düzeltici faaliyet formları ile birlikte uygunsuzlukları kapattığını gösteren objektif delilleri denetçiye göndererek incelemesini ister. Denetçi uygunsuzluk kapatmaları ile ilgili çalışmaları inceler. Yeterli görür ise denetimin tamamlandığını raporu ile belirtir. Sonuç olarak iç tetkik nedir ve nasıl yapılır kısaca özetlemiş olsak da bu konuda detaylı bilgileri İç denetim eğitimlerinde vermekteyiz.