Kalite Yönetim Sistemi olan ISO 9001 Zorunlu Prosedürleri var mıdır? Varsa bu ISO 9001 Zorunlu Prosedürleri nelerdir.
ISO 9001:2008 standardı dokümantasyon yapısı içerisinde 6 zorunlu prosedür bulunduğundan diğer yazılarımızda bahsetmiştik .
Şimdi bu zorunlu prosedürler neleri karşılayacak bunlar üzerinde duracağız. ISO 9001:2015 Standardında ise zorunlu dökümanlar, prosedür kavramı yerine; Dökümante Edilmiş Bilgi tanımının geldiğini ve zorunlu prosedürlerin bulunmadığını belirtmek gerekir.
Kalite yönetim sistemleri, işletmelerin etkin, verimli ve müşteri odaklı bir şekilde çalışmalarını sağlamak için bir dizi prosedürle desteklenir. Bu prosedürler, işletmenin süreçlerini standartlaştırır ve iyileştirme için temel oluşturur.
ISO 9001 standardı kapsamında öne çıkan bazı temel prosedürler arasında Dokümanların Kontrolü Prosedürü, Kayıtların Kontrolü Prosedürü, İç Tetkik Prosedürü, Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü, Düzeltici Faaliyet Prosedürü ve Önleyici Faaliyet Prosedürü yer alır.
Bu prosedürler, işletmenin kalite yönetim sisteminin işleyişini düzenlemek ve sürekli iyileştirmeyi desteklemek için kritik öneme sahiptir.
Kalite Yönetim Sisteminde yer alan Dokümanların Kontrolü prosedürü
ISO 9001 dokümanlarını;
Hazırlamanız
Onaylamanız
Gerekli revizyonları yapmanız
Güncelliğini yitiren dokümanları tanımlamanız
Yürürlükten kalkan dokümanları toplamanız
Arşiv sürelerini belirlemeniz ve imhasının nasıl yapılacağını tanımlamak için oluşturulur.
işletmedeki tüm dokümanların güncel, doğru ve kolayca erişilebilir olmasını sağlar.
Bu prosedür, dokümanların hazırlanması, gözden geçirilmesi, onaylanması ve dağıtılmasını tanımlar. İşletmeler, bu prosedür sayesinde, yanlış ya da eski dokümanların kullanılmasını önler ve bilgi akışını güvence altına alır.
Her bir doküman, belirli bir revizyon kontrolüne tabi tutulur ve bu, dokümanların değişikliklere karşı izlenebilirliğini sağlar.
Ayrıca, yetkisiz erişimi önlemek için dokümanların korunması ve yetkilendirilmiş kişilerce erişilmesi bu prosedürle düzenlenir.
ISO 9001 KYS şartlarının etkin olarak uygulanabilmesi amacıyla; form v.b dokümanların uygulanması ile oluşan Kalite Kayıtlarının;
depolanması
Mmuhafazası
Erişilebilirliği
Arşivlenmesi ve imhası
için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla kayıtların kontrolü prosedürü uygulanmaktadır.
Bu prosedür, kayıtların doğruluğunu ve bütünlüğünü güvence altına alır, böylece denetim sırasında veya ihtilaf durumlarında güvenilir bir kanıt sağlar.
İşletme, bu kayıtlar aracılığıyla süreçlerin ve ürünlerin performansını izler ve analiz eder.
Kayıtların korunması, yasal gereklilikler ve iç düzenlemeler doğrultusunda belirlenir, bu da işletmenin mevzuatlara uygunluğunu destekler.
Bu prosedürün amacı ISO 9001 Standardının yılda en az 1 defa zorunlu tuttuğu;
Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunun Etkinliğinin kontrolü sistemlerin sürekli kılınması amacıyla yapılacak olan kuruluş içi tetkiklerle ilgili işleyişi açıklamak ve sorumlulukları belirlemektir.
İşletmenin kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu değerlendirmek için düzenli olarak yapılan iç denetimleri kapsar.
Bu prosedür, tetkiklerin planlanması, gerçekleştirilmesi, raporlanması ve takip edilmesini tanımlar.
İç tetkikler, işletmenin süreçlerini objektif bir şekilde değerlendirme fırsatı sunar ve iyileştirme alanlarını belirler.
Tetkik bulguları, işletmenin süreçlerini iyileştirmesi ve ISO 9001 standardına uyum sağlaması için kritik geri bildirimler sağlar.
Bu denetimler, sürekli iyileştirme döngüsünün bir parçası olarak işletmenin performansını artırır.
Bu Prosedür amacı Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hizmet alanlarında;
Müşteri şartlarını
Sözleşme şartlarını
Tüm mevzuat şartlarını
Şirket kalite politika ve hedeflerinin
Gerekliliklerini sağlamayan hizmetlerin ve ürünlerin kullanım dışı bırakılarak, müşteriye teslim edilmemesi ve bu hizmetler ve ürünler ürünler hakkında karar verilerek yapılacak uygulamaların belirlenmesidir.
Müşteri beklentilerini karşılamayan veya belirlenen standartlara uymayan hizmetlerin kontrol altına alınmasını sağlar.
Bu prosedür, uygun olmayan hizmetlerin nasıl tanımlanacağını, izole edileceğini, değerlendireceğini ve gerektiğinde düzeltileceğini belirler.
İşletme, bu prosedür aracılığıyla, hatalı hizmetlerin müşteriye ulaşmasını engeller ve bu tür sorunların tekrarını önlemek için gerekli tedbirleri alır.
Uygun olmayan hizmetlerin kontrolü, müşteri memnuniyetini korumak ve işletmenin itibarını sürdürmek için önemlidir.
Bu Prosedür amacı Kalite Yönetim Sisteminin işleyişinde ortaya çıktığı tespit edilen bir uygunsuzluğun bir daha tekrar etmeyecek şekilde ortadan kaldırılması için gerekli faaliyetlerin planlanması, uygulanması, sonuçların izlenmesi, değerlendirilmesi için esasların ve sorumlulukların belirlenmesidir.
Ortaya çıkan sorunların nedenlerini belirleyerek, tekrarlanmasını önlemek için yapılan faaliyetleri içerir.
Bu prosedür, sorunların kök nedenini analiz etmeyi, gerekli düzeltici faaliyetleri planlamayı ve uygulamayı tanımlar.
Düzeltici faaliyetler, yalnızca mevcut sorunları çözmekle kalmaz, aynı zamanda gelecekte benzer sorunların önüne geçmek için süreçleri iyileştirir.
Bu prosedür, işletmenin kalite yönetim sisteminde sürekli iyileştirme sağlamak için temel bir araçtır.
Bu Madde ISO 9001:2015 Standardında bulunmamaktadır yerine Risk Analizi getirilmiştir.
Bu prosedürün amacı ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında potansiyel uygunsuzlukların belirlenerek ortaya çıkmasının önlenmesi ile ilgili işleyişin ve sorumlulukların belirlenmesidir.
Potansiyel sorunların ortaya çıkmadan önce belirlenmesini ve önlenmesini hedefler. Bu prosedür, olası risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve bu riskleri ortadan kaldıracak veya en aza indirecek faaliyetlerin planlanması ve uygulanmasını içerir.
İşletme, bu prosedür sayesinde, henüz oluşmamış sorunları öngörerek proaktif bir yaklaşım benimser ve operasyonel verimliliği artırır. Önleyici faaliyetler, işletmenin gelecekteki performansını korumak ve müşteri memnuniyetini sürdürülebilir kılmak için kritik bir rol oynar.
ISO 9001 kapsamındaki bu temel prosedürler, bir işletmenin operasyonel mükemmeliyeti ve müşteri memnuniyeti için vazgeçilmez araçlardır. İşletme, bu prosedürleri doğru ve tutarlı bir şekilde uyguladığında, süreçlerini optimize eder, riskleri yönetir ve sürekli iyileştirme yoluyla rekabet gücünü artırır.
Bu, işletmenin hem kısa vadeli hem de uzun vadeli başarısına katkı sağlar ve sürdürülebilir bir kalite yönetim sistemi oluşturmasına yardımcı olur.